Viime vuosina pk-yritykset ovat kohdanneet useita haasteita, kuten kustannuspaineita, kovaa kilpailua, asiakkaiden tarpeiden muutoksia ja teknologian kehitystä, minkä vuoksi kannattavuuspaineet ovat pysyneet korkeina. Viimeisen kolmen vuoden aikana 43 % pk-yrityksistä on pitänyt kannattavuutensa ennallaan, 14 %:lla kannattavuus on laskenut ja 40 % on onnistunut parantamaan kannattavuuttaan. Liikevaihdon osalta 45 % pk-yrityksistä on ilmoittanut, että niiden liikevaihto on pysynyt ennallaan, ja 15 %:lla liikevaihto on laskenut, mikä korostaa tarvetta keskittyä kasvuun ja tulokseen.
Kun pk-yrityksillä on useita painopisteitä seuraaville 12 kuukaudelle ja 2–5 vuodelle (lisää aiheesta artikkelissamme täällä), miten ne ohjaavat liiketoimintaansa tuloksellisuuden parantamiseksi?
Liikevaihto, kassavirta ja kannattavuus ovat kolme tärkeintä taloudellista avainlukua, joita pk-yritykset käyttävät talousohjaukseen. Kassavirtaa käyttää ohjaukseen 60 % Ison-Britannian pk-yrityksistä, mikä on korkein osuus kaikista kategorioista ja maista. Normaalin liiketoiminnan likviditeetin turvaamisen lisäksi painopiste on myös esimerkiksi investoinneissa, taloussuunnittelussa ja riskienhallinnassa.
Toiminnan seurannan osalta, KPI-mittareista riippuen, vain noin 40 %+ seuraa KPI-mittareita vähintään kuukausittain. Säännöllisimmin seurattuja operatiivisia KPI-mittareita ovat tuotanto-, toimitusketju- ja digitaaliset KPI-mittarit, joita 45–46 % seuraa vähintään kuukausittain, mutta myös asiakaskokemusta, teknologiaa, henkilöstöä ja kaupallisia KPI-mittareita seuraa yli 40 % vähintään kuukausittain.
Toiminnan seuranta kasvaa merkittävästi neljännesvuosittain – vähintään 70 % seuraa toimitusketjun, kaupallisten ja digitaalisten parametrien sekä asiakaskokemuksen KPI-mittareita. Ei ole yllättävää, että toimitusketju on monien pk-yritysten seurannan painopiste. Volatiliteetin ja epävarmuuden leimaamassa liiketoimintaympäristössä on olennaisen tärkeää varmistaa ja ohjata tarkasti omaa toimitusketjua.
Operatiivisen ohjauksen yleinen tilanne korostaa tarvetta parantaa operatiivista seurantaa sekä laajuuden että tiheyden osalta.
Tutkimuksemme mukaan pk-yrityksillä on useita liiketoiminnallisia prioriteetteja – kolme tärkeintä ovat kasvu, innovaatio ja asiakaskokemus. Kuitenkin vain 48 % vastaajista on hyvällä tiellä seuraavien 12 kuukauden suunnitelmiensa toteuttamisessa. 28 %:lla on suunnitelma, mutta sen toteutus on myöhässä, 20 %:lla suunnitelma on vielä valmistumassa ja 4 %:lla ei ole suunnitelmaa lainkaan.
Kun kyse on keskipitkän ja pitkän aikavälin prioriteeteista seuraavien kahden–viiden vuoden aikana, ero onnistuneeseen toteutukseen on vielä suurempi. Vain 44 %:lla on suunnitelma ja toteutus etenee aikataulun mukaisesti. 28 % on myöhässä toteutuksessa, 22 % laatii parhaillaan suunnitelmaa ja 6 %:lla ei ole vielä suunnitelmaa.
Tämä korostaa tarvetta ja avaa samalla monille yrityksille merkittävän mahdollisuuden ottaa käyttöön vahva ja kattava toteutuksen seuranta keskeisille prioriteeteille, jotta aloitteet ja toimet toteutuvat ajallaan ja suunnitelmien mukaisesti. Tutkimus osoittaa, että uusien valmiuksien kehittäminen, kestävän kehityksen aloitteet ja seuraajasuunnittelu ovat aloitteita, joissa aikataulusta jäljessä olevien pk-yritysten osuus on suurin.
Myös niille yrityksille, jotka ilmoittavat olevansa aikataulussa, keskeiset kysymykset ovat: onko sinulla oikeat toimenpiteet… tuottavatko ne vaikutusta ja tekevätkö ne yrityksestäsi vahvemman ja kriisinkestävämmän?
Jos yritykset ovat jääneet jälkeen toteutuksessa, miten vauhtia voidaan lisätä ja palata oikealle polulle? Mitkä ovat sen mahdollistavat valmiudet?
Niille, jotka laativat suunnitelmaa tai joilla ei vielä ole suunnitelmaa – onko haasteena suunnitelman laatiminen, viimeistely vai priorisointi? Vai puuttuuko osaamista?
Mitä voit oppia näistä havainnoista?
Liiketoiminnallisten ja taloudellisten prioriteettien saavuttamiseksi on varmistettava kolme suorituskyvyn hallinnan avaintekijää:
Taloudellinen ohjaus: Markkinatutkimuksemme perusteella seuraavat taloudelliset avainluvut mainittiin useimmin: liikevaihto, kustannukset, kannattavuus, kassavirta, mutta myös oman pääoman osuus / oman pääoman tuotto.
Mikä voisi olla hyvin jäsennelty viitekehys, joka takaa vaikuttavan talouden ohjauksen? Mitkä ovat ne asiat, jotka kannattaa tehdä ja joita kannattaa välttää? Muutama huomioitava seikka:
- 1.Määritä ja aseta selkeät taloudelliset tavoitteet, integroi ne budjettiisi ja keskipitkän aikavälin suunnitelmiisi sekä jaa ne organisaatiosi henkilöille (johtajille, toimintojohtajille tai asiantuntijoille), jotka pystyvät tekemään päätöksiä ja asettamaan aloitteet tärkeysjärjestykseen
- 2.Tee tavoitteista mitattavia ja tunnistettavia ja liitä ne tilinpäätökseesi (esim. tuloslaskelman, taseen tai käyttöpääoman erät).
- 3.Järjestä säännöllisiä kokouksia tärkeimpien taloudellisten KPI-mittareiden seurantaan ja käynnistä toimenpiteitä poikkeamien ilmetessä (”takaisin suunnitelmaan” -ajattelutavan tulisi olla osa hallintoasi).
- 4.Sinun tulisi keskittyä suorituskykyyn ja seurata keskeisiä KPI-mittareitasi, vaikka olisitkin saavuttanut tavoitteesi, sekä toteuttaa jatkuvan parantamisen prosessia – missä voimme edelleen parantaa suorituskykyä?
- 5.Suorita skenaariosuunnittelua ja ”mitä jos” -analyysejä osana taloudellista ohjausjärjestelmääsi arvioidaksesi, miten sisäiset tai ulkoiset tilanteet voivat vaikuttaa talouteesi
…ja vältä seuraavia sudenkuoppia:
- –Liian monimutkainen talousohjaus
- –Ydinliiketoimintaan liittymättömät taloudelliset KPI:t
- –Epäselvät vastuut ohjauksessa ja toteutuksessa
Toiminnan ohjaus: On määriteltävä joukko avainindikaattoreita (KPI) liiketoiminnan keskeisille alueille: brändi, asiakaskokemus, teknologia, henkilöstö, kestävä kehitys, riskit, kaupalliset asiat, toimitusketju, tuotanto sekä digitaalinen ja verkkotoiminta.
Esimerkki eri kategorioiden KPI-mittareista:
- –Brändin KPI:t, esim. bränditietoisuus
- –Kaupalliset / markkinointi- ja myynti-KPI:t, esim. asiakasmäärä, liikevaihto / asiakas, tilauskertymä
- –Asiakaskokemuksen avainmittarit, esim. asiakastyytyväisyys / nettosuositteluindeksi
- –Digitaalisen/verkkoläsnäolon KPI:t, esim. kävijämäärät, klikkausprosentit
- –Henkilöstön KPI:t, esim. työntekijöiden tyytyväisyys, pysyvyys / vaihtuvuus, monimuotoisuus
- –Ympäristö- ja kestävyysindikaattorit (KPI), esim. päästöt
- –Tuotannon KPI:t, esim. tuotantotehokkuus ja läpimenoaika
- –Riskien avainmittarit, esim. suurimmat riskit ja niiden riskiarvo
- –Toimitusketjun avainmittarit, esim. tilausten täyttämisaste
Toteutuksen ohjaus: Prioriteettien ja aloitteiden seuranta – tilanne, vastuut, vaikutukset.
Taloudellisten ja operatiivisten KPI-mittareiden ohjaamisen lisäksi menestyvät pk-yritykset ovat osoittaneet, että suunnitelmien ja aloitteiden onnistunut toteutus on liiketoiminnan kannalta kriittistä. Tässä muutamia pohdintoja toteutuksesta:
- 1.Määritä kullekin (tai tietyille) alueille KPI-mittarit, jotka mittaavat nykytilannetta (mittareiden tulee olla yksinkertaisia, tarkkoja ja merkityksellisiä).
- 2.Luo säännöllisten katselmuksien aikataulu (kuukausittain, neljännesvuosittain) tavoitteiden saavuttamisen seurantaa varten sekä foorumi, jossa asetetaan selkeät operatiiviset prioriteetit, seurataan edistymistä ja pidetään organisaatiota vastuussa sen panoksesta prioriteettien ja aloitteiden toteuttamisessa.
- 3.Määritä laajuus, vastuualueet ja päätöksentekoprosessi selkeyden varmistamiseksi.
- 4.Varmista, että kaikki prioriteetit ja aloitteet ovat linjassa yleisen liiketoimintastrategian kanssa
- 5.Tunnista poikkeamat, jotta ymmärrät niiden taustalla olevat syyt ja voit toteuttaa korjaavia toimenpiteitä. Edistä organisaatiossasi ”takaisin suunnitelmaan” -ajattelutapaa.
- 6.Edistä jatkuvan parantamisen ja palautteen kulttuuria, ota käyttöön läpinäkyviä ja avoimia viestintäkanavia sekä helpota oivallusten jakamista prosessin hienosäätöä varten
- 7.Panosta henkilöstön koulutukseen ja kehittämiseen sekä tukityökalujen ja teknologioiden hyödyntämiseen
Nämä aloitteet auttavat parantamaan organisaatiosi tehokkuutta ja tuloksellisuutta.