Come fanno le PMI a guidare la propria attività?

Negli ultimi anni, con le PMI alle prese con diverse sfide quali la pressione sui costi, l’elevata concorrenza, i cambiamenti nelle esigenze dei clienti e i progressi tecnologici, la pressione sulla redditività è rimasta alta. Negli ultimi tre anni, il 43% delle PMI ha mantenuto la propria redditività stabile, il 14% ha registrato un calo e il 40% è riuscito ad aumentarla. Per quanto riguarda i ricavi, il 45% delle PMI ha segnalato che i propri ricavi sono rimasti stabili, mentre il 15% ha registrato un calo, il che evidenzia la necessità di concentrarsi sulla crescita e sulle prestazioni.

Mentre le PMI perseguono diverse priorità per i prossimi 12 mesi e per i prossimi 2-5 anni (maggiori dettagli nel nostro articolo qui), come fanno a guidare la loro attività per migliorare le prestazioni?

Ricavi, flusso di cassa e redditività sono i tre KPI finanziari più importanti che le PMI utilizzano per la gestione finanziaria. Il flusso di cassa viene utilizzato per la gestione dal 60% delle PMI nel Regno Unito, il dato più alto tra tutte le categorie e i paesi. Oltre a garantire la liquidità per le normali operazioni aziendali, l’attenzione si concentra anche su aspetti quali gli investimenti, la pianificazione finanziaria e la gestione del rischio.

Per quanto riguarda il monitoraggio operativo, a seconda dei KPI, solo circa il 40%+ monitora i KPI almeno una volta al mese. I KPI operativi monitorati con maggiore regolarità sono quelli relativi alla produzione, alla catena di fornitura e al digitale, che vengono monitorati dal 45-46% almeno una volta al mese, ma anche i KPI relativi all’esperienza del cliente, alla tecnologia, ai dipendenti e a quelli commerciali vengono monitorati da oltre il 40% almeno una volta al mese.

Il monitoraggio operativo aumenta significativamente su base trimestrale: almeno il 70% tiene sotto controllo rispettivamente la catena di fornitura, i parametri commerciali e digitali e i KPI relativi all’esperienza del cliente. Non sorprende che la catena di fornitura sia al centro del monitoraggio per molte PMI. In un contesto aziendale caratterizzato da volatilità e incertezza, è essenziale garantire e gestire con attenzione la propria catena di fornitura.

Lo stato generale della gestione operativa sottolinea la necessità di migliorare il monitoraggio delle attività, sia in termini di portata che di frequenza.

Secondo il nostro sondaggio, le PMI hanno diverse priorità aziendali: le prime tre sono crescita, innovazione ed esperienza del cliente. Tuttavia, solo il 48% degli intervistati è sulla buona strada per attuare i propri piani per i prossimi 12 mesi. Il 28% ha un piano ma è in ritardo nell’attuazione, il 20% sta ancora elaborando il proprio piano e il 4% non ne ha uno.

Per quanto riguarda le priorità a medio-lungo termine nei prossimi due-cinque anni, il divario rispetto a un’attuazione di successo è ancora più ampio. Solo il 44% ha un piano ed è in linea con l’attuazione. Il 28% è in ritardo con l’attuazione, il 22% sta elaborando un piano e il 6% non ne ha ancora uno.

Questo evidenzia la necessità e, allo stesso tempo, apre un’opportunità significativa per molte aziende di introdurre un sistema di monitoraggio dell’implementazione solido e completo per le priorità chiave, al fine di garantire che le iniziative e le attività vengano portate a termine in modo tempestivo e secondo i piani. Lo studio mostra che lo sviluppo di nuove competenze, le iniziative di sostenibilità e il piano di successione sono le iniziative con la quota più alta di PMI non in linea con i piani.

Anche per le aziende che dichiarano di essere sulla buona strada, le domande chiave sono: hai le iniziative giuste… stanno generando un impatto e queste iniziative stanno rendendo la tua azienda più forte e resiliente?

Se le aziende sono in ritardo nell’attuazione, come accelerare e rimettersi in carreggiata? Quali sono le capacità necessarie per farlo?

Per chi sta elaborando un piano o non ne ha uno: la sfida è crearne uno, finalizzarlo o stabilire le priorità? Oppure mancano alcune competenze?

Cosa puoi imparare da queste intuizioni?

Per raggiungere gli obiettivi aziendali e finanziari, è necessario applicare tre elementi chiave della gestione delle prestazioni:

Gestione finanziaria: in base al nostro studio di mercato, i seguenti KPI finanziari sono stati citati più frequentemente: ricavi, costi, redditività, flusso di cassa, ma anche indice di capitale proprio / rendimento del capitale proprio.

Quale potrebbe essere un quadro ben strutturato che garantisca una gestione efficace dei tuoi dati finanziari? Quali sono le cose da fare e da non fare che dovresti tenere a mente? Ecco un paio di riflessioni da prendere in considerazione:

1. 1.Definisci e stabilisci obiettivi finanziari chiari, integrali nel tuo budget e nei piani a medio termine e assegnali alle persone della tua organizzazione (dirigenti, responsabili funzionali o esperti in materia) che sono in grado di prendere decisioni e stabilire le priorità delle iniziative
2. 2.Rendi gli obiettivi misurabili, identificabili e collegali ai tuoi bilanci (ad es. voci del conto economico, dello stato patrimoniale o del capitale circolante)
3. 3.Organizza incontri regolari per monitorare i tuoi KPI finanziari chiave e avvia iniziative in caso di scostamenti (la mentalità del “ritorno al piano” dovrebbe far parte della tua governance)
4. 4.Dovresti concentrarti sulle prestazioni e monitorare i tuoi KPI principali anche se hai raggiunto i tuoi obiettivi, implementando un processo di miglioramento continuo: dove possiamo spingere ulteriormente per migliorare le prestazioni?
5. 5.Conduci la pianificazione degli scenari e le analisi “what-if” come parte del tuo quadro di gestione finanziaria per valutare in che modo le situazioni interne o esterne potrebbero influire sui tuoi dati finanziari

…ed evita i seguenti errori:

• –Gestione finanziaria troppo complessa
• –KPI finanziari non legati al core business
• –Responsabilità poco chiare nella direzione e nell’esecuzione

Gestione operativa: È necessario definire una serie di KPI relativi alle aree chiave dell’azienda: marchio, esperienza del cliente, tecnologia, personale, sostenibilità, rischio, aspetti commerciali, catena di fornitura, produzione, digitale/online.

Esempio di KPI per diverse categorie:

• –KPI del marchio, ad es. brand awareness
• –KPI commerciali, di marketing e di vendita, ad esempio numero di clienti, fatturato per cliente, ordini acquisiti
• –KPI relativi all’esperienza del cliente, ad es. soddisfazione del cliente / Net Promoter Score
• –KPI relativi alla presenza digitale/online, ad es. traffico, percentuali di clic
• –KPI relativi ai dipendenti, ad esempio soddisfazione dei dipendenti, fidelizzazione/abbandono, diversità
• –KPI ambientali/di sostenibilità, ad es. emissioni
• –KPI di produzione, ad es. efficienza produttiva e produttività
• –KPI di rischio, ad esempio i rischi principali e il loro valore a rischio
• –KPI della catena di fornitura, ad es. tasso di evasione degli ordini

Gestione dell’implementazione: Monitoraggio delle priorità e delle iniziative – stato, responsabilità, impatto.

Oltre alla gestione dei tuoi KPI finanziari e operativi, le PMI di successo hanno dimostrato che anche l’attuazione efficace di piani e iniziative è fondamentale. Ecco alcune riflessioni sull’attuazione:

1. 1.Definisci per ciascuna area (o per aree specifiche) i KPI che misurano lo stato attuale (le metriche devono essere semplici, accurate e significative)
2. 2.Stabilisci una cadenza per revisioni periodiche (mensili, trimestrali) per monitorare i progressi rispetto agli obiettivi e crea un forum per definire chiare priorità operative, monitorare i progressi e rendere l’organizzazione responsabile del proprio contributo alle priorità e alle iniziative.
3. 3.Definisci l’ambito di applicazione, le responsabilità e il processo decisionale per garantire chiarezza.
4. 4.Assicurati che tutte le priorità e le iniziative siano in linea con la strategia aziendale complessiva
5. 5.Identifica le variazioni per capire le cause alla base degli scostamenti e metti in atto azioni correttive. Promuovi una mentalità orientata al rispetto del piano all’interno della tua organizzazione
6. 6.Promuovi una cultura del miglioramento continuo e del feedback, implementa canali di comunicazione trasparenti e aperti e facilita la condivisione di spunti per perfezionare il processo
7. 7.Investi nella formazione e nello sviluppo del tuo personale e nell’uso di strumenti e tecnologie di supporto

Queste iniziative contribuiranno ad aumentare l’efficienza e l’efficacia della tua organizzazione.