Comment les PME pilotent-elles leur activité ?

Au cours des dernières années, les PME ont été confrontées à plusieurs défis, tels que la pression sur les coûts, une forte concurrence, l’évolution des besoins des clients et les avancées technologiques, ce qui a maintenu une forte pression sur leur rentabilité. Au cours des trois dernières années, 43 % des PME ont maintenu leur rentabilité à un niveau stable, 14 % ont connu une baisse et 40 % ont réussi à l’augmenter. En ce qui concerne le chiffre d’affaires, 45 % des PME ont indiqué que celui-ci était resté stable, tandis que 15 % ont enregistré une baisse, ce qui souligne la nécessité de se concentrer sur la croissance et la performance.

Alors que les PME poursuivent plusieurs priorités pour les 12 prochains mois et les 2 à 5 prochaines années (pour en savoir plus, consultez notre article ici), comment peuvent-elles orienter leur activité pour améliorer leurs performances ?

Le chiffre d’affaires, la trésorerie et la rentabilité constituent les trois indicateurs clés de performance (KPI) financiers les plus importants utilisés par les PME pour leur pilotage financier. La trésorerie est utilisée à des fins de pilotage par 60 % des PME au Royaume-Uni, ce qui en fait le pourcentage le plus élevé parmi toutes les catégories et tous les pays. Outre la garantie de la liquidité nécessaire au fonctionnement normal de l’entreprise, l’accent est également mis sur des aspects tels que l’investissement, la planification financière et la gestion des risques.

En ce qui concerne le suivi opérationnel, selon les indicateurs clés de performance (KPI), seuls environ 40 % des entreprises ou plus effectuent un suivi au moins une fois par mois. Les KPI opérationnels les plus régulièrement suivis sont ceux liés à la production, à la chaîne d’approvisionnement et au numérique, qui font l’objet d’un suivi par 45 à 46 % des entreprises au moins une fois par mois ; mais les KPI relatifs à l’expérience client, à la technologie, aux ressources humaines et aux activités commerciales sont également suivis par plus de 40 % des entreprises au moins une fois par mois.

Le suivi opérationnel augmente considérablement d’un trimestre à l’autre : au moins 70 % des entreprises suivent respectivement les indicateurs clés de performance (KPI) relatifs à la chaîne d’approvisionnement, aux activités commerciales, au numérique et à l’expérience client. Il n’est pas surprenant que la chaîne d’approvisionnement soit au cœur du suivi pour de nombreuses PME. Dans un environnement commercial caractérisé par la volatilité et l’incertitude, il est essentiel de sécuriser et de piloter de près votre propre chaîne d’approvisionnement.

L'état général du pilotage opérationnel souligne la nécessité d'améliorer le suivi opérationnel, tant en termes de portée que de fréquence.

D’après notre enquête, les PME ont de multiples priorités commerciales – les trois principales étant la croissance, l’innovation et l’expérience client. Cependant, seuls 48 % des personnes interrogées sont en bonne voie pour mettre en œuvre leurs plans pour les 12 prochains mois. 28 % ont un plan mais sont en retard dans sa mise en œuvre, 20 % sont encore en train d’élaborer leur plan et 4 % n’ont pas de plan.

En ce qui concerne les priorités à moyen et long terme pour les deux à cinq prochaines années, l’écart par rapport à une mise en œuvre réussie est encore plus important. Seuls 44 % disposent d’un plan et sont en bonne voie pour sa mise en œuvre. 28 % ont pris du retard dans la mise en œuvre, 22 % sont en train d’élaborer un plan et 6 % n’en ont pas encore.

Cela met en évidence un besoin et ouvre en même temps une opportunité significative pour de nombreuses entreprises de mettre en place un suivi solide et complet de la mise en œuvre de leurs priorités clés, afin de garantir une réalisation dans les délais et conformément aux objectifs des initiatives et des activités. L’étude montre que le développement de nouvelles compétences, les initiatives en matière de développement durable et la planification de la succession sont les domaines dans lesquels la plus grande partie des PME ne sont pas en bonne voie.

Même pour les entreprises qui déclarent être sur la bonne voie, les questions clés sont les suivantes : disposez-vous des bonnes initiatives… ont-elles un impact et ces initiatives rendent-elles votre entreprise plus forte et plus résiliente ?

Si les entreprises accusent un retard dans la mise en œuvre, comment accélérer le processus et se remettre sur les rails ? Quelles sont les capacités nécessaires pour y parvenir ?

Pour ceux qui élaborent un plan ou qui n’en ont pas : le défi consiste-t-il à élaborer un plan, à le finaliser ou à établir des priorités ? Ou bien manque-t-il des compétences ?

Que pouvez-vous retenir de ces informations ?

Afin de répondre aux priorités commerciales et financières, trois éléments clés de la gestion de la performance doivent être mis en œuvre :

Pilotage financier: D’après notre étude de marché, les indicateurs clés de performance (KPI) financiers suivants ont été cités le plus fréquemment : chiffre d’affaires, coûts, rentabilité, flux de trésorerie, mais aussi ratio de fonds propres / rendement des capitaux propres.

Quel cadre bien structuré permettrait d’assurer une gestion efficace de vos finances ? Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire que vous devriez garder à l’esprit ? Voici quelques réflexions à prendre en considération :

1. 1.Définissez et fixez des objectifs financiers clairs, intégrez-les à votre budget et à vos plans à moyen terme, puis attribuez-les aux membres de votre organisation (dirigeants, responsables fonctionnels ou experts en la matière) qui sont en mesure de prendre des décisions et de hiérarchiser les initiatives
2. 2.Rendez les objectifs mesurables et identifiables, et reliez-les à vos états financiers (par exemple, les postes de votre compte de résultat, de votre bilan ou de votre fonds de roulement).
3. 3.Mettez en place des réunions régulières pour suivre vos principaux indicateurs clés de performance (KPI) financiers et lancer des initiatives en cas d’écart (l’état d’esprit « retour au plan » doit faire partie intégrante de votre gouvernance)
4. 4.Vous devez rester concentré sur la performance et surveiller vos indicateurs clés de performance (KPI) principaux, même si vous avez atteint vos objectifs, et mettre en œuvre un processus d’amélioration continue : où pouvons-nous encore améliorer nos performances ?
5. 5.Réalisez des planifications par scénarios et des analyses « what-if » dans le cadre de votre pilotage financier afin d’évaluer l’impact que des situations internes ou externes pourraient avoir sur vos résultats financiers

…et évitez les erreurs suivantes :

• –Pilotage financier trop complexe
• –Indicateurs clés de performance (KPI) financiers non liés à l’activité principale
• –Responsabilités floues en matière de pilotage et d’exécution

Pilotage opérationnel: Il convient de définir un ensemble d’indicateurs clés de performance (KPI) couvrant les domaines clés de l’entreprise : marque, expérience client, technologie, ressources humaines, développement durable, risques, activité commerciale, chaîne d’approvisionnement, production, numérique / en ligne.

Exemple d’indicateurs clés de performance (KPI) par catégorie :

• –Indicateurs clés de performance (KPI) de la marque : par exemple, la notoriété de la marque
• –Indicateurs clés de performance (KPI) commerciaux, marketing et de vente, par exemple : nombre de clients, chiffre d’affaires par client, volume de commandes enregistrées
• –Indicateurs clés de performance (KPI) liés à l’expérience client, par exemple : satisfaction client / Net Promoter Score
• –Indicateurs clés de performance (KPI) relatifs à la présence numérique/en ligne, par exemple : trafic, taux de clics
• –Indicateurs clés de performance (KPI) relatifs aux collaborateurs, par exemple : satisfaction des collaborateurs, fidélisation / turnover, diversité
• –Indicateurs clés de performance (KPI) en matière d’environnement et de développement durable, par exemple les émissions
• –Indicateurs clés de performance (KPI) de production, par exemple : efficacité de production et rendement
• –Indicateurs clés de performance (KPI) liés aux risques, par exemple les principaux risques et leur valeur à risque
• –Indicateurs clés de performance (KPI) de la chaîne logistique, par exemple : taux d’exécution des commandes

Pilotage de la mise en œuvre: Suivi des priorités et des initiatives – état d’avancement, responsabilités, impact.

Outre la gestion de vos indicateurs clés de performance (KPI) financiers et opérationnels, les PME prospères ont également démontré que la mise en œuvre réussie des plans et des initiatives est d’une importance cruciale. Voici quelques réflexions concernant la mise en œuvre :

1. 1.Définissez pour chaque domaine (ou pour des domaines spécifiques) des indicateurs clés de performance (KPI) permettant de mesurer la situation actuelle (les indicateurs doivent être simples, précis et pertinents).
2. 2.Mettez en place un calendrier de bilans réguliers (mensuels, trimestriels) afin de suivre les progrès par rapport aux objectifs, ainsi qu’un forum permettant de définir des priorités opérationnelles claires, de suivre les avancées et de responsabiliser l’organisation quant à sa contribution aux priorités et initiatives.
3. 3.Définissez le périmètre, les responsabilités et le processus décisionnel afin de garantir la clarté.
4. 4.Veillez à ce que toutes les priorités et initiatives soient alignées sur la stratégie commerciale globale
5. 5.Identifiez les écarts afin de comprendre les causes sous-jacentes des déviations et mettez en œuvre des mesures correctives. Encouragez au sein de votre organisation une mentalité axée sur le retour au plan initial.
6. 6.Favorisez une culture d’amélioration continue et de retour d’expérience, mettez en place des canaux de communication transparents et ouverts, et facilitez le partage d’idées afin d’affiner le processus
7. 7.Investissez dans la formation et le développement de vos collaborateurs, ainsi que dans l’utilisation d’outils et de technologies d’accompagnement

Ces initiatives contribueront à accroître l’efficacité et la performance de votre organisation.